Wśród polskich firm świadczących usługi budowlane na terenie Niemiec jedno z najczęściej powracających pytań brzmi: czy Freistellungsbescheinigung można uzyskać bez fizycznej obecności w Niemczech, wyłącznie z terytorium Polski. To zagadnienie ma ogromne znaczenie praktyczne, ponieważ brak tego dokumentu powoduje poważne konsekwencje finansowe już od pierwszej wystawionej faktury na rynku niemieckim. Jednocześnie wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że formalności muszą być załatwiane wyłącznie na miejscu, co znacząco opóźnia rozpoczęcie współpracy z kontrahentami.
W rzeczywistości procedura uzyskania freistellungsbescheinigung nie wymaga osobistej wizyty w Niemczech. Dokument ten można skutecznie uzyskać z Polski, o ile spełnione zostaną konkretne warunki formalne, a wniosek zostanie prawidłowo przygotowany pod względem podatkowym i rejestrowym.
Czym w praktyce jest Freistellungsbescheinigung
Freistellungsbescheinigung to urzędowe zaświadczenie wydawane przez niemiecki urząd skarbowy, które potwierdza, że wykonawca usług budowlanych nie podlega obowiązkowemu potrąceniu podatku budowlanego przez zleceniodawcę. W praktyce oznacza to, że niemiecki kontrahent nie musi odprowadzać części wynagrodzenia wykonawcy do urzędu skarbowego jako zabezpieczenia podatkowego.
Brak tego dokumentu powoduje automatyczne potrącenia z każdej faktury, niezależnie od tego, czy firma faktycznie osiąga dochód podlegający opodatkowaniu w Niemczech.
Dlaczego powstała możliwość uzyskania dokumentu z Polski
Niemiecka administracja skarbowa, podobnie jak większość urzędów w Unii Europejskiej, dostosowała swoje procedury do realiów transgranicznej działalności gospodarczej. Coraz więcej firm działa równolegle w kilku krajach, deleguje pracowników i świadczy usługi poza krajem rejestracji. W odpowiedzi na te potrzeby uproszczono procedury komunikacji z urzędami, w tym możliwość składania wniosków bez osobistego stawiennictwa.
Uzyskanie Freistellungsbescheinigung z Polski stało się realne dzięki:
- korespondencji pocztowej,
- pełnomocnictwom podatkowym,
- elektronicznej wymianie dokumentów,
- jednolitym procedurom unijnym.
Jak wygląda procedura składania wniosku z Polski
Wniosek o Freistellungsbescheinigung składany z Polski trafia do właściwego niemieckiego urzędu skarbowego przypisanego do miejsca wykonywania usług lub siedziby kontrahenta. Nie jest to urząd według miejsca zamieszkania przedsiębiorcy, lecz według lokalizacji działalności na terytorium Niemiec.
Procedura obejmuje:
- przygotowanie kompletu dokumentów rejestrowych firmy,
- wypełnienie wniosku w języku niemieckim,
- dołączenie potwierdzeń z polskich urzędów,
- przesłanie dokumentów do właściwego Finanzamt.
Cała procedura może być prowadzona zdalnie, bez wyjazdu za granicę.
Jakie dokumenty są wymagane przy składaniu wniosku z Polski
Zakres dokumentów różni się w zależności od formy prowadzonej działalności, jednak w każdej sytuacji urząd wymaga oficjalnego potwierdzenia istnienia firmy i jej statusu podatkowego. Najczęściej wymagane są:
- dokument rejestracyjny działalności gospodarczej lub spółki,
- potwierdzenie nadania numeru identyfikacji podatkowej,
- zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach,
- dokument potwierdzający zakres prowadzonej działalności,
- dane kontrahenta niemieckiego.
Każdy dokument musi być aktualny i czytelny.
Czy wymagane są tłumaczenia dokumentów
Dokumenty wystawione w języku polskim muszą zostać przetłumaczone na język niemiecki. Niemieckie urzędy skarbowe nie analizują dokumentów w językach obcych. Tłumaczenia muszą być precyzyjne, ponieważ nieprawidłowe odwzorowanie treści może skutkować odrzuceniem wniosku.
Nie ma wymogu osobistego tłumaczenia dokumentów w Niemczech — tłumaczenia można przygotować w Polsce.
Czy konieczne jest posiadanie niemieckiego numeru podatkowego
W wielu przypadkach przed złożeniem wniosku o Freistellungsbescheinigung konieczne jest wcześniejsze uzyskanie niemieckiego numeru podatkowego. Dotyczy to zwłaszcza firm, które wcześniej nie prowadziły żadnej działalności na terenie Niemiec.
Nadanie numeru podatkowego odbywa się również zdalnie i polega na rejestracji firmy jako podatnika zagranicznego świadczącego usługi na terytorium Niemiec.
Czy polska firma musi mieć oddział w Niemczech
Nie ma obowiązku posiadania oddziału, biura ani zarejestrowanej siedziby w Niemczech. Freistellungsbescheinigung wydaje się firmom zagranicznym świadczącym usługi czasowo lub kontraktowo. Kluczowe jest istnienie realnej współpracy z niemieckim kontrahentem.
Urząd bada zakres działalności, a nie fizyczną obecność biura.
Jak długo obowiązuje Freistellungsbescheinigung
Dokument jest wydawany na określony czas, a jego ważność jest ściśle określona decyzją urzędu. Po upływie okresu obowiązywania należy wystąpić o nowy dokument, również z możliwością przeprowadzenia całej procedury z Polski.
Nie istnieje dokument „bezterminowy”.
Czy dokument trzeba odnawiać co roku
W praktyce wiele Freistellungsbescheinigung wydawanych jest na okres obejmujący jeden lub dwa lata. Po tym czasie konieczne jest ponowne złożenie wniosku. Brak aktualnego dokumentu powoduje automatyczny powrót do mechanizmu potrąceń podatku budowlanego.
Kiedy urząd może odmówić wydania dokumentu
Odmowa wydania Freistellungsbescheinigung może nastąpić, gdy:
- firma posiada zaległości podatkowe,
- nie jest możliwe potwierdzenie legalnej działalności,
- dokumenty są sprzeczne,
- działalność ma pozorny charakter.
Odmowa nie oznacza zakazu działalności, ale skutkuje obowiązkowymi potrąceniami podatkowymi przez kontrahenta.
Czy polski przedsiębiorca podlega kontroli podczas procedury
Tak. W trakcie rozpatrywania wniosku urząd skarbowy analizuje dane firmy, jej strukturę, zakres działalności oraz informacje podatkowe w Polsce. Coraz częściej stosowana jest wymiana informacji pomiędzy administracjami podatkowymi różnych krajów.
Czy kontrahent w Niemczech musi czekać na dokument
Formalnie kontrahent nie musi czekać, jednak bez ważnego Freistellungsbescheinigung jest zobowiązany do potrącania podatku z każdej wypłaty. W praktyce wielu niemieckich zleceniodawców wstrzymuje współpracę do momentu okazania ważnego dokumentu.
Czy można rozpocząć pracę przed uzyskaniem dokumentu
Tak, ale wiąże się to z ryzykiem potrąceń i problemów z płynnością finansową. Dla wielu firm brak Freistellungsbescheinigung w pierwszych miesiącach działalności oznacza realne trudności finansowe.
Jak wygląda komunikacja z urzędem z Polski
Komunikacja odbywa się głównie:
- drogą pocztową,
- poprzez pełnomocników podatkowych,
- za pomocą oficjalnych formularzy.
Korespondencja prowadzona jest w języku niemieckim. Każde wezwanie do uzupełnienia dokumentów musi zostać wykonane w określonym terminie.
Czy można ustanowić pełnomocnika
Tak. Wielu przedsiębiorców ustanawia pełnomocnika podatkowego, który reprezentuje firmę przed niemieckim urzędem. Pełnomocnik:
- składa wniosek,
- uzupełnia dokumenty,
- prowadzi korespondencję,
- odbiera decyzję.
Dzięki temu cały proces może być w pełni przeprowadzony bez udziału przedsiębiorcy w Niemczech.
Czy decyzja wysyłana jest do Polski
Tak. Oryginał decyzji wysyłany jest na adres wskazany we wniosku. Może to być zarówno adres w Polsce, jak i adres pełnomocnika.
Po otrzymaniu dokumentu należy niezwłocznie przekazać go niemieckiemu kontrahentowi.
Jak długo trwa uzyskanie dokumentu z Polski
Czas trwania procedury zależy wyłącznie od:
- kompletności dokumentów,
- obciążenia urzędu,
- braku konieczności dodatkowych wyjaśnień.
Nie istnieje jeden stały termin rozpatrzenia sprawy. Wszystko zależy od jakości złożonego wniosku.
Czy uzyskanie dokumentu z Polski wpływa na rozliczenia w Polsce
Freistellungsbescheinigung nie zastępuje obowiązków podatkowych w Polsce. Firma nadal:
- rozlicza się według polskich przepisów,
- wykazuje zagraniczne przychody,
- stosuje odpowiednią metodę unikania podwójnego opodatkowania.
Dokument wpływa wyłącznie na sposób rozliczeń po stronie niemieckiego kontrahenta.
Najczęstsze błędy popełniane przy składaniu wniosku z Polski
Do najczęstszych błędów należą:
- brak tłumaczeń dokumentów,
- nieaktualne zaświadczenia,
- błędne dane firmy,
- niezgodność zakresu działalności z profilem usług w Niemczech,
- brak pełnej dokumentacji podatkowej.
Każdy z tych błędów wydłuża procedurę lub kończy się odmową.
Czy dokument można stracić po jego uzyskaniu
Tak. Freistellungsbescheinigung może zostać cofnięta, jeżeli:
- firma powstanie zaległości podatkowe,
- urząd wykryje nieprawidłowości,
- zakres działalności ulegnie zmianie.
Cofnięcie dokumentu działa natychmiastowo.
Czy możliwe jest ponowne uzyskanie po cofnięciu
Tak, ale wiąże się to z koniecznością pełnego wyjaśnienia sytuacji podatkowej oraz uregulowania wszelkich zobowiązań.
Czy Freistellungsbescheinigung można uzyskać z Polski – praktyczna odpowiedź
Tak, Freistellungsbescheinigung można skutecznie uzyskać z Polski, bez wyjazdu do Niemiec i bez fizycznej obecności w urzędzie. Warunkiem jest:
- prawidłowo zarejestrowana działalność,
- kompletna dokumentacja,
- poprawnie przygotowany wniosek,
- spójność danych podatkowych.
Dobrze przygotowana procedura pozwala uniknąć potrąceń podatkowych, problemów z kontrahentami oraz zabezpieczyć płynność finansową już od pierwszych realizowanych zleceń na rynku niemieckim.
